ITS-Portal Handbuch
Das ITS Selbstbedienungs-Portal
der Universität Bayreuth
Das ITS Portal wurde für Mitarbeiter und Studenten entwickelt, um sich selbst und Gruppen zu verwalten.
Auf dieser Seite finden Sie alle notwendigen Informationen und Erklärungen, um das System optimal zu nutzen. Sie erfahren mehr über Ihre Benutzerkennung, die Kostenstellenauskunft, Rollenverwaltung, E-Beschaffungen und viele weitere zentrale Funktionen.
Basiserklärungen
ITS-Portal
Die Selbstbedienungsoberfläche des Identity Management Systems (IdM) der Universität Bayreuth finden Sie unter https://portal.its.uni-bayreuth.de.
OrgEinheit
OrgEinheit ist die Kurzform für Organisationseinheit und steht für einen Lehrstuhl, eine Professur oder eine Abteilung.
OrgAdmin
Ein OrgAdmin hat im ITS-Portal das Recht, eine OrgEinheit zu verwalten. Als Voreinstellung sind dies die Inhaberin oder der Inhaber der Organisationseinheit und deren Sekretariat.
Diese Rolle kann im Portal auch an andere Personen delegiert werden: Verwaltung >
Organisationen und Projektgruppen > Verwaltung der Rollen > Administration (OrgAdmins).
Basisnutzer
Alle Personen, die eine bt-Kennung haben, können sich damit am ITS-Portal anmelden.
Arten der Kennungen
PKB: Persönliche Kennung für Bedienstete (PKB) haben die offiziell Beschäftigten der Universität. D. h. es liegt ein Beschäftigungsvertrag vor und die Daten für diese Kennungen kommen direkt von der Personalverwaltung. Nach Ablauf des Vertrages mit der Universität können diese über die Kulanzzeit hinaus in eine PKnB umgewandelt werden.
PKnB: Persönliche Kennungen für nicht-Bedienstete (PKnB) sind persönliche Kennungen für Personen, die nicht an der Uni angestellt sind bzw. nicht in der Personalverwaltung geführt werden. Beispiele sind Gastforschende, externe Promovierende und Stipendiaten oder
ehemalige Beschäftigte. Die persönliche Kennung und die Campus-Card sind in der
Regel für ein Jahr gültig und können dann über das ITS-Portal verlängert werden.
Studierendenkennung: Studierende der Universität Bayreuth erhalten eine eigene Studierendenkennung, deren Daten von der Studierendenkanzlei bereitgestellt werden. Neben der Matrikelnummer erhalten sie auch eine sogenannte bt-Kennung, die für den Zugang zu verschiedenen IT-Systemen der Universität benötigt wird.
Falls Studierende nach dem Studium oder währenddessen als Mitarbeitende an der Universität tätig werden, erhalten sie zusätzlich eine PKB-Kennung. Diese ist speziell für Beschäftigte vorgesehen. Es ist jedoch nicht möglich, eine bt-Kennung in eine PKB-Kennung oder eine andere Kennung umzuwandeln.
Basisnutzer
Datenschutzeinwilligung
Office 365: Die Universität Bayreuth stellt Ihnen auf Wunsch Microsoft 365 über die Microsoft Cloud zur Verfügung. Dazu muss allerdings zuerst unter Erklärungen >
Microsoft Konto der Datenverarbeitung
zugestimmt werden.
E-Mail-Adresse ändern
E-Mail Alias ändern: Unter Meine
Informationen > Mein Profil kann man
im Feld „E-Mail Adresse hinzufügen“ die
gewünschte E-Mail-Adresse eingeben.
Hierbei muss der Nachname oder bei
Mehrfachnamen Teile des Nachnamens
enthalten sein.
Die fett markierte E-Mail-Adresse ist die Standard-Adresse. Das bedeutet, Outlook / Exchange verwendet diese als Absender. Diese kann über den Button „Standard“
auch geändert werden.
Die E-Mail-Adresse btxxx ist fix und kann nicht gelöscht werden.
Auch die OrgAdmins können die E-Mail-Adressen der Personen in den entsprechenden OrgEinheiten ändern.
Druck & Beschaffungskostenstellen
Kostenstellenauskunft: Unter
Dienste > Druckkostenstellen bzw.
Beschaffungskostenstellen können Sie
sich alle für Sie freigegebenen Kostenstellen anzeigen lassen, indem Sie das Suchfeld leer lassen und auf Überprüfen klicken.
Sollte eine gewünschte Kostenstelle nicht angezeigt werden, können Sie hier auch nach dieser konkreten Kostenstelle suchen, um Hinweise zu erhalten, warum diese Kostenstelle nicht für Sie freigeschaltet ist.
Lifetime-Weiterleitung
Bei Veröffentlichungen geben Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler meist ihre Universitäts-E-Mail als Kontaktadresse an. Diese E-Mail-Adresse soll auch nach dem Ausscheiden aus der Universität Bayreuth weiter gelten. Hierzu kann während der Kulanzzeit im ITS-Portal ein Antrag auf Lifetime-E-Mail-Weiterleitung gestellt werden. Die bisherige Universitäts-E-Mail wird hierbei auf eine beliebige private E-Mail-Adresse umgeleitet. Eine aktive Nutzung der persönlichen Kennung und der Universitäts-E-Mail ist nicht mehr möglich. Das ITS-Portal weist in den E-Mails zu Beginn und Ende der Kulanzzeit auf die Option der Lifetime-Weiterleitung hin. Die Lifetime-Weiterleitung muss jährlich bestätigt werden. Vor Ablauf erhalten Sie eine Erinnerungsmail mit den notwendigen Schritten.
OrgAdmins
Rollen im ITS-Portal
IT-Verantwortliche (Ansprechpersonen):
Mitglieder der Rolle IT-Verantwortliche sind Ansprechpersonen für das ITS und die Universität in IT-Angelegenheiten der Organisationseinheit, z. B. bei IT-Sicherheitsvorfällen. Diese Rolle ist rein informativ und mit dieser Rolle sind keinerlei Rechte (z. B. Zugriffsrechte auf Verzeichnisse) verknüpft!
Administratoren (OrgAdmins): OrgAdmins verwalten die Organisationseinheit im ITS-Portal. D. h. sie dürfen Personen zu den Rollen ihrer OrgEinheit hinzufügen, entfernen und sperren. OrgAdmins erhalten einen Überblick über die Mitarbeiter ihrer Organisation und können PKnB und Gruppenkennungsanträge stellen.
Sekretariats-Team: Mitglieder dieser Rolle dürfen Sekretariats-Formulare, wie z. B. SHK- und NWHK-Anträge, Reiseanträge, usw. für die OrgEinheit bearbeiten. Außerdem erhalten Mitglieder E-Mails, die an die offizielle Verteilerliste „Sekretariate” der Universität versandt werden.
CMS Redaktion (CMSAdmins): Mitglieder dieser Rolle dürfen die Webseiten der Organisationseinheit im Content Management System (CMS) Fiona verändern.
Exchange E-Mail-Verteilerliste: Mitglieder dieser Rolle bekommen über den E-Mail-
Verteiler der OrgEinheit E-Mails und können E-Mails an die Verteiler schicken. Dies ist gedacht für interne E-Mails zur Organisation des Lehrstuhls.
ProSeko: Mitglieder dieser Rolle haben Zugriff auf das Verzeichnis SEK der OrgEinheit. Dieses ist primär für Verwaltungstätigkeiten an einer Organisationseinheit gedacht.
Kern-Team: Mitglieder dieser Rolle haben Zugriff auf das Verzeichnis KT der OrgEinheit. Dieses Verzeichnis ist für das Kern-Team der Organisationseinheit gedacht.
Hilfskräfte: Mitglieder dieser Rolle haben Zugriff auf das Verzeichnis HIWI der OrgEinheit. Dieses Verzeichnis ist zum Austausch von Daten der Hiwis und erweiterten Mitglieder einer Organisationseinheit gedacht.
e-Beschaffung: Mitglieder dieser Gruppe dürfen die e-Beschaffungsformulare für diese Organisation benutzen.
Bestellberechtigung: Mitglieder dieser Rolle dürfen über den Webshop bestellen.
Grundsätzlich haben alle Mitarbeiter der Uni Zugriff auf den Webshop, müssen aber, falls sie nicht bestellberechtigt sind, die Artikel an einen Bestellberechtigten Weiterschicken.
Erweiterte Mitglieder: Mitglieder dieser Rolle gehören zum erweiterten Kreis dieser
Organisationseinheit. Sie haben u. a. folgende Rechte:
- Zugriff auf das Verzeichnis ORG der OrgEinheit
- Beauftragung von Drucken im Webshop der Hausdruckerei (sofern das Kopierrecht auf ihrer Campuskarte eingetragen ist)
Gruppenkennungen
Gruppenkennungen (bt4xxx Kennungen) können von den OrgAdmins der Organisation administriert werden.
Gruppenkennungen werden meistens als Funktionspostfächer benutzt. Diese können in Outlook mit E-Mail-Adresse und Passwort eingebunden werden.
OrgAdmins können bei der Gruppenkennung unter „E-Mail eingebunden bei“ Personen eintragen, die das Postfach dann automatisch (nach 1-2 Stunden) in Outlook Eingebunden bekommen.
Was passiert, wenn die BT-Kennung endet?
Eine abgelaufene Kennung bleibt für weitere 92 Tage gültig. Diese Kulanzzeit überbrückt mögliche Lücken bei Vertragsverlängerungen, ermöglicht Aufräumarbeiten und gibt Ihnen Zeit für Verlängerungen oder die Beantragung der Lifetime-E-Mail-Weiterleitung.
Das ITS-Portal sendet zu Beginn und am Ende des Kulanzzeitraums jeweils eine Erinnerungs-E-Mail an den Nutzenden und die zuständige Organisationseinheit.
Während der Kulanzzeit bleiben die Personen der Organisationseinheit zugeordnet, auch bei internen Wechseln.
Nach Ablauf der Kulanzzeit werden, die E-Mails im Exchange-Konto und die Daten auf dem persönlichen Laufwerk für weitere 92 Tage aufbewahrt und anschließend endgültig gelöscht.
Falls eine Lifetime-Weiterleitung beantragt wurde, werden nach der Kulanzzeit die E-Mails im Exchange- Konto sofort gelöscht und die Weiterleitung aktiviert.
Benötigen Sie Hilfe bei der Bedienung des ITS-Portals?
Dann helfen wir Ihnen gern persönlich weiter.
Dafür wenden Sie sich bitte an unsere ITS-Anlaufstelle.